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Télétravail : réussir son projet
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Vous y pensez pour votre entreprise, mais ne savez pas comment vous y prendre. Nos conseils.
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Voici quelques pistes pour adopter la bonne stratégie et s'assurer des conditions de réussite du projet.
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Établir les règles du télétravail applicables dans l'entreprise
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Lancer un projet test
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Suivre et faire évoluer le télétravail
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Il s'agit d'abord de définir et de formaliser son projet et ses objectifs et de répondre de manière précise à plusieurs questions :
- Quelles sont les raisons qui vous poussent à envisager le télétravail ?
- Quels sont les avantages et les intérêts pour votre entreprise ?
- Quelles activités/fonctions sont concernées par cette organisation de travail ?
- Quels sont les profits et les résultats attendus ?
- Quelle forme de télétravail est la plus adaptée à vos besoins : travail à domicile à temps complet/partiel, "nomadisme", travail collaboratif au sein d'une équipe projet… ?
Il faut ensuite réaliser une étude de faisabilité pour évaluer la pertinence du télétravail et répondre à la question essentielle : le télétravail est-il une bonne solution pour mon entreprise ?
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Pour éviter les mauvaises surprises, il est indispensable de prévoir dès le départ des règles d'organisation et de fonctionnement du télétravail dans votre entreprise, dans le respect des principes définis par les partenaires sociaux dans l'accord interprofessionnel de juillet 2005.
Pour cela, vous devez :
- établir votre propre conception et définition du télétravail,
- lister l'ensemble des changements à opérer pour mettre en œuvre le télétravail (équipement, moyens de communication, processus de travail, document de liaison, formation des salariés…) et les évaluer financièrement,
- identifier les salariés pouvant bénéficier du télétravail dans l'entreprise,
- définir les durées minimales et maximales de mise en œuvre du télétravail et les modalités de renouvellement,
- déterminer les horaires de télétravail, les cas et les limites de recours aux heures supplémentaires,
- arrêter les nouvelles modalités de reporting et de contrôle du travail, ainsi que la forme et la fréquence des contacts avec l'entreprise,
- définir la procédure à suivre pour demander à bénéficier du télétravail, la liste des documents à transmettre et les formalités à accomplir par l'entreprise et par le salarié (formulaire de demande, délai de réponse de l'employeur, consultation de la hiérarchie…) ; un avenant au contrat de travail de chaque télétravailleur sera notamment nécessaire,
- déterminer les responsabilités respectives de l'employeur et du télétravailleur (respect des règles de sécurité, assurance et maintenance de l'équipement, communication entre l'entreprise et le télétravailleur…),
- établir le plan de déploiement du télétravail.
Il est vivement recommandé d'établir ces règles de manière collégiale :
- en constituant un groupe de travail composé de la direction, de responsables opérationnels, de salariés concernés par le télétravail,
- mais également de leurs collègues sédentaires avec qui ils travailleront, de représentants du personnel.
L'objectif est de recueillir le maximum d'avis complémentaires, ainsi que les contraintes et attentes de chacun.
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Toutes ces règles seront formalisées par écrit dans un projet d'accord, soumis aux représentants du personnel (délégué du personnel, comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, comité d'entreprise)
ou aux salariés, le cas échéant.
Ce projet de mise en œuvre du télétravail doit faire l'objet d'une communication auprès de l'ensemble du personnel afin de le sensibiliser aux enjeux et d'évaluer son adhésion à ce type d'organisation.
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Une fois les règles de fonctionnement établies et négociées, le télétravail pourra être mis en œuvre sur un échantillon de salariés volontaires. Il s'agit de tester les règles de fonctionnement, et éventuellement de les ajuster en fonction :
- des besoins de l'activité,
- des équipements utilisés,
- des contraintes et des difficultés rencontrées par les télétravailleurs.
À l'issue de ce projet test, d'une durée de 4 à 6 mois au moins, un bilan permettra d'évaluer :
- les modes de communication entre les télétravailleurs et leurs responsables,
- l'efficacité et la fiabilité des équipements,
- les besoins en formation recensés,
- l'équilibre du budget.
La mise en place d'une fiche d'incidents peut s'avérer très utile pour évaluer et ajuster ces règles. On y consignera tous les problèmes rencontrés : description, cause identifiée, collaborateurs concernés, mesures correctives…
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Vous pouvez déployer la mise en œuvre du télétravail dans votre entreprise à l'ensemble des salariés concernés :
- si le bilan de votre projet test est positif,
- si les règles de fonctionnement établies sont adaptées, acceptées et efficaces,
- si cette nouvelle organisation est financièrement équilibrée.
Une évaluation semestrielle ou annuelle permettra :
- d'adapter le temps de télétravail aux besoins de l'entreprise,
- de prendre en compte les évolutions technologiques (logiciels, matériels, voies de communication…),
- d'organiser des formations supplémentaires,
- de favoriser le partage d'expériences en interne pour identifier les besoins nouveaux des salariés.
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[ En savoir plus ]
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> Des sites de télétravailleurs
Télétravail
Sur ce site, un annuaire répertoriant 400 professionnels indépendants travaillant à distance : secrétariat, commercial, conseil... On y trouve aussi des appels d'offres. L'inscription des télétravailleurs dans l'annuaire est payante.
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